arkiv

Arkivbegrepet i den første betydningen kan gis en snever eller en videre definisjon: enten de dokumenter som er utvalgt for langtidsbevaring og ikke lenger er i aktivt bruk hos arkivskaperen, eller alle de dokumenter som er et resultat av arkivskaperens virksomhet ved et gitt tidspunkt uansett hvor lenge de skal oppbevares.

Det som uansett kjennetegner arkiv og skiller dem fra andre former av informasjon er opphavet i én virksomhet. Dokumentene i et arkiv er teknologiuavhengige. De kan foreligge på ulike informasjonsbærere og i ulike formater: lesbar tekst på papir, digitalt materiale i databaser, kart, tegninger, foto, film, lydopptak med mer. De er derimot avhengige arkivskaperens karakter, mandater, oppgaver og aktiviteter. De får sin betydning av de kontekstuelle sammenheng de oppstått i og utgjort én del av, og av relasjonene til de øvrige dokumentene i arkivet.

Dette betyr at arkiv dels har et informasjonsverdi, men også et dokumentasjonsverdi. Det vil si at de har et informasjonsinnhold, men utgjør samtidig et vitnesbyrd over hva som har skjedd. Det er dette som gjør at arkivene kan brukes som bevis, som troverdige kilder, og bidra til ansvarlighet. Samtidig vil arkivene være en del av kulturarven og samfunnets kollektive hukommelse.

Å opprettholde de kontekstuelle relasjonene og sikre arkivenes informasjons- og dokumentasjonsverdi over tid er arkivtjenestens grunnleggende formål. Dette uttrykkes blant annet i proveniensprinsippet, som er en sentral arkivfaglig rettesnor.

En organisert arkivdanning, det vil si dokumentasjonsprosesser som er resultat av arkivskaperes virksomhet og gjenstand for arkivtjenestens oppgaver, er en følge av skriftspråkets framvekst og oppkomsten av en skriftlig administrasjon. De eldste kjente arkivene er fra de byråkratiske statsdannelser som ble utviklet i Mesopotamia på 2000-tallet fvt. Disse inneholdt fremfor alt lover, regnskaper, eiendomsregistre og manntall. Det vil si dokumentasjon av økonomiske transaksjoner, kontroll av eiendom, og grunnlag til skattlegging og utskriving av militære og arbeidskraft.

I antikken oppsto mer institusjonaliserte former av arkivdepoter, knuttet til forvaltningsorgan. Disse oppfylte også notariale funksjoner, det vil si at også private kontrakter, testamenter og lignende ble registrert og deponert. I de forskjellige bystatene i antikkens Hellas fungerte bystyrets bygning, fra ca. 300 fvt. benevnt archeion, som oppbevaringssted for byadministrasjonens dokumenter. I Athen fylte tempelet Metroon denne funksjonen. Den romerske statskassen, Aerarium, ble ca. 509 fvt. republikkens første offentlige arkiv, erstattet år 78 fvt. av Tabularium. I hovedsak gjaldt dette bevaring av dokumenter av administrativ og legal betydning.

Behov for å skille mellom arkiv i aktiv bruk hos arkivskaperen og eldre arkiv utvalgt for bevaring fantes ikke i oldtiden. Dette oppsto i Europa først under den senere middelalderen, når for eksempel Trésor des Chartes ble etablert i 1307 i Paris. En forgjenger til de nasjonale arkivinstitusjonene var Archivo de Simancas i nåværende Spania, som fra 1542 begynte å oppbevare de arkiver som lå under den kastilianske kronen.

I den tidlige europeiske middelalderen skjedde arkivdanning først og fremst innen rammene for den kirkelige organisasjonen, og i noen måte hos konger og adelsmenn som ofte benyttet seg av kirker og kloster for oppbevaring av sine arkiver. I takt med at skriftlige dokumenter fikk en større betydning innen administrasjon og rettsvesen, og med utviklingen av en sterkere kongemakt og en mer sentralisert statsdannelse, skjedde en tilvekst i arkivdanningen, og spesielle arkivfunksjoner ble etablert i de kongelige kanselliene.

Å samle eldre arkiver av forskjellig opphav til et sentralisert depot, skjer imidlertid i første hånd etter den franske revolusjon. Som følge av de politiske omveltingene i Frankrike oppsto et behov for å sette bort arkivene etter det gamle regimet. Archives Nationales ble innstiftet i 1794, fulgt av et antall institusjoner på regionalt nivå. I løpet av 1800-tallet etableres så nasjonalarkiver i flere europeiske land. Kjennetegnende for disse er at de er utløpere av den sentrale statsforvaltningen, opprinnelig de kongelige kanselliene. Denne utviklingen er sammenfallende med fremveksten av den moderne historievitenskapen.

Arkivene fikk dermed en ny rolle som historisk kildemateriale, og arkivinstitusjonenes primære oppgave ved dette tidspunktet ble å tilgodese historieforskningens behov. I den nye verden, Nord-Amerika og Australia, skjedde etableringen av nasjonalarkiver noe senere med direkte utgangspunkt i historisk-kulturelle interesser. I sammenheng med avkolonialiseringen etter andre verdenskrig ble arkivinstitusjoner dannet etter europeisk modell i de tidligere kolonialstatene. Senere ble de statlige arkivinstitusjonene komplettert med for eksempel byarkiver og forskjellige typer av privatarkivinstitusjoner.

Arkivdanning skjer i enhver organisert virksomhet. Arkivdanningsprosessene er imidlertid regulert på en begrenset måte hva gjelder private organer. Dokumentasjonskrav og krav til håndtering av viss informasjon, for eksempel personopplysninger, finnes i forskjellige særlover, men et overordnet arkivlovverk gjelder kun, med noen unntak, offentlige organer.

Arkivloven (LOV-1992-12-04-126) har som formål å sikre arkiver som har vesentlig verdi som forvaltningsmessig, rettslig eller kulturell dokumentasjon. Arbeidet med offentlige arkiver er regulert i Arkivforskriften (FOR-2017-12-15-2105). Offentlige virksomheter skal i henhold til lov og forskrift avlevere avsluttet og bevaringsverdig arkiv til offentlig arkivinstitusjon.

Det norske arkivvesenet består av statlige, fylkeskommunale og kommunale arkivinstitusjoner, samt private arkivinstitusjoner. Arkivverket er en statlig etat som består av Riksarkivet, statsarkivene, Samisk arkiv og Norsk Helsearkiv. Kommunale arkivinstitusjoner består av kommunearkiver, byarkiver og fylkesarkiver. Disse kan være organiserte som interkommunale selskap, så kalte Interkommunale Arkiv, IKA. Den største private arkivinstitusjonen i Norge er Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek i Oslo. Private virksomheter (bedrifter, organisasjoner og personer) kan videre avlevere sine arkiver til offentlig arkivinstitusjon i henhold til avtaler, og privatarkiver finnes også oppbevarte i bibliotek og museer.

• arkivalier
• arkivar
• arkivistikk
• Arkivverket

• Digitalarkivet

• Bering, B (2014). Politikk for bevaring og formidling av private arkiv i Norge. I Neergaard, A. (red) Dokumentasjonsforvaltning og arkiv i det 21. århundre (s. 219-239). Bergen: Fagbokforlaget
• Bering, B. (2017). Veien fram går først tilbake. I Han e søkkane go! Festskrift til byarkivar Arne Skivenes (s. 121-134). Oslo: ABM-media.
• Cunningham, A. (2005). Archival institutions. I McKemmish, S., Piggott, M., Reed, B., & Upward, F. (red.) Archives: recordkeeping in society (s., 21-50). Chandos Publishing.
• Duchein, M. (1992). The history of European archives and the development of the archival profession in Europe. The American Archivist, 55(1), 14-25.
• Marthinsen, J. H. (2012). Arkivteori – en innføring. Oslo: Riksarkivaren.