Arkiv, brukes i fire betydninger: (1) dokumenter som er skapt av eller har kommet inn til en virksomhet som ledd i denne virksomhetens oppgaveløsning, saksbehandling og administrasjon, (2) arkivtjenesten i en virksomhet, det vil si den organisatoriske enheten som utfører arkivoppgaver, (3) lokale der det blir oppbevart arkivdokumenter, (4) arkivinstitusjon, som tar i mot arkiver fra ulike virksomheter, oppbevarer og forvalter arkivene og stiller disse til rådighet for bruk.

Arkiv som begrep og funksjon var kjent allerede i oldtiden, men en egentlig organisasjon av arkivene fant først sted i løpet av middelalderen og nyere tid med de pavelige og keiserlige arkiver som forbilder.

Dokumentene i et arkiv kan foreligge på ulike informasjonsbærere og i ulike formater: lesbar tekst på papir, digitalt materiale i databaser, kart, tegninger, foto, film, lydbånd med mer. Det skilles mellom (1) aktivt arkiv, som er i daglig bruk i den virksomhet som skaper arkivet (arkivskaperen) og (2) avsluttet, historisk arkiv, det vil si arkiv som er ute av bruk hos arkivskaperen. Læren om arkiver og arkivering kalles gjerne arkivistikk. Arkiv som akademisk fag omtales også som arkivvitenskap (Archival Science).

Dokumentene i et enkeltarkiv blitt tatt vare på og systematisert fordi de er gjenstand for saksbehandling, informasjonsgrunnlag for oppgaveløsningen og har verdi som dokumentasjon. Arkivdokumentene i et enkeltarkiv hører sammen, utfyller hverandre og dokumenterer arkivskaperens virksomhet i bredden og over tid. Samlinger kan også helt eller delvis bestå av unike arkivdokumenter fra flere arkivskapere og flere enkeltarkiver, løsrevet fra sin opprinnelige sammenheng. Slike samlinger er ofte blitt til ved aktiv innsamling og ordning i arkivbevarende institusjoner (arkivinstitusjon, bibliotek og museum).

I den tradisjonelle forståelsen av arkivdokumenter skiller disse seg fra publikasjoner ved at de som regel er unike og ikke mangfoldiggjorte. Arkivdokumentet er unikt fordi det bare finnes som ett fysisk eksemplar, eller som en original, til forskjell fra bøker og aviser. I en digital verden gir dette lite mening. Professor i arkivistikk ved Universitetet i Amsterdam, Eric Ketelaar, sier om dette: "Årsaken til at arkivdokumentet er unikt, er ikke den unike karakteren til dokumentet eller informasjonen det inneholder. Det som egentlig gjør arkivene unike er deres egenskap som sediment etter spesifikke og unike aktiviteter eller transaksjoner» (Ketelaar, E, 1997: Can We Trust Information? The International Information & Library Review, Vol. 29, No. 3-4, 1997. Jfr. Gudmund Valderhaug, Mellom praksis og teori, foredrag på det 4. norske Arkivmøtet 2009, Depotdrengen.no).Denne forståelsen ligger også til grunn for definisjonene i den norske arkivloven: - "Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd." (Lov om arkiv 1992). Skillet mellom arkivdokumenter og allment tilgjengeliggjorte publikasjoner er grunnleggende for å klargjøre arkivlovens rekkevidde.

Lov om arkiv (1992), arkivloven, har som formål å sikre arkiver - både offentlige og private arkiver - som har vesentlig verdi som forvaltningsmessig, rettslig eller kulturell dokumentasjon, jfr. arkivlovens § 1. Arbeidet med offentlige arkiver er videre regulert i Forskrift om offentlege arkiv (1998).

Offentlige virksomheter skal i henhold til lov og forskrift avlevere avsluttet og bevaringsverdig arkiv til offentlig arkivinstitusjon, det vil si til statlige og fylkeskommunale/kommunale arkivinstitusjoner. Private virksomheter (bedrifter, organisasjoner og personer) kan avlevere sine arkiver (privatarkiver) til arkivinstitusjon i henhold til avtaler.

Se arkivverket, arkivsystemer og Riksarkivet.

Foreslå endringer i tekst

Foreslå bilder til artikkelen

Kommentarer

Har du spørsmål til artikkelen? Skriv her, så får du svar fra fagansvarlig eller redaktør.

Du må være logget inn for å kommentere.