Arkivsystemer, i bedriftslæren prinsipper for ordning av et bedriftsarkiv. En bedrifts arkiv omfatter som regel a) korrespondanse, b) sirkulærer, kataloger, brosjyrer, reklamemateriell o.l. og c) bokføringsbøker med bilag. Regnskapspliktige bedrifter må arkivere bokføringsbøker med bilag og alle andre skriftstykker som kan legitimere bokføringen, i minst 10 år.

De alminneligste ordningsmåter for bedriftsarkiv er tradisjonelt alfabetisk ordning (etter navn eller sak), fortløpende nummerordning og desimalsystem (10 hovedgrupper delt i 10 undergrupper osv., særlig anvendt for sakarkiv).

Med hensyn til organisasjon av et bedriftsarkiv skiller man mellom sentralisert og desentralisert arkiv. Den førstnevnte organisasjonsform letter orden og oversikt, men krever mer transport og spesielt arkivpersonale. Ved et desentralisert arkiv forstår man et arkiv der hver avdeling har ansvaret for de arkivalier som angår avdelingens arbeid.

Utviklingen av elektronisk databehandling har ført til nye metoder for arkivering. Arkivering ved hjelp av EDB kjennetegnes ved at arkivaliene oppbevares slik at de er vanskelig eller i det hele tatt ikke tilgjengelig for mennesker uten maskinell leting og behandling. Ved EDB-arkiveringen er man ikke avhengig av å lagre arkivaliene i bestemte rekkefølger for å finne dem igjen. Man baserer seg på bruk av «nøkler», f.eks. fødselsnummer, bilagsnummer o.l. Se database.

Foreslå endringer i tekst

Foreslå bilder til artikkelen

Kommentarer

Har du spørsmål til artikkelen? Skriv her, så får du svar fra fagansvarlig eller redaktør.

Du må være logget inn for å kommentere.