arkivsystemer

Artikkelstart

Arkivsystemer er i bedriftslæren prinsipper for ordning av et bedriftsarkiv.

En bedrifts arkiv omfatter som regel:

  1. Korrespondanse (brev, e-post)
  2. Trykksaker (sirkulærer, kataloger, brosjyrer, reklamemateriell og lignende)
  3. Regnskap med bilag.

Regnskapspliktige bedrifter må arkivere bokføringsbøker med bilag og alle andre skriftstykker som kan legitimere bokføringen, i minst 10 år.

Typer

Utviklingen av elektroniske arkiv førte til nye metoder for arkivering. Arkivering i digitale arkiver kjennetegnes ved at arkivaliene oppbevares slik at de er vanskelig eller i det hele tatt ikke tilgjengelig for mennesker uten maskinell leting og behandling. Ved i et digitalt arkiv er man ikke avhengig av å lagre arkivaliene i bestemte rekkefølger for å finne dem igjen. Man baserer seg på bruk av «nøkler», for eksempel fødselsnummer, bilagsnummer og lignende. Se database.

De vanligste ordningsmåtene for bedriftsarkiv var tradisjonelt alfabetisk ordning (etter navn eller sak), fortløpende nummerordning og desimalsystem (10 hovedgrupper delt i 10 undergrupper og så videre, særlig brukt for sakarkiv).

Med hensyn til organisasjon av et bedriftsarkiv skilte man mellom sentralisert og desentralisert arkiv. Den førstnevnte organisasjonsform lettet orden og oversikt, men krever mer transport og spesielt arkivpersonale. Ved et desentralisert arkiv forstår man et arkiv der hver avdeling har ansvaret for de arkivalier som angår avdelingens arbeid.

Les mer i Store norske leksikon

Kommentarer

Kommentaren din publiseres her. Fagansvarlig eller redaktør svarer når de kan.

Du må være logget inn for å kommentere.

eller registrer deg