arkivbeskrivelse

Arkivbeskrivelser brukes først og fremst som et søk- og gjenfinningsinstrument. I den internasjonale standarden for arkivbeskrivelse (ISAD(G)) betones at formålet med arkivbeskrivelser er å promotere arkivets tilgjengelighet. Den amerikanske betegnelsen på arkivkatalog, finding aid, betyr nettopp søkehjelpemiddel.

Arkivbeskrivelser har imidlertid flere formål. For det første er den et verktøy for depotkontroll, det vil si å vite hva man har, hvor det er plassert og i hvilken tilstand materialet befinner seg. Dette er den opprinnelige funksjonen til arkivbeskrivelsen. Forskjellige typer lister, registre og indekser har nok blitt utviklet så lenge det har funnets behov av å bevare arkiver av en viss størrelse. En annen funksjon er å fungere som et søk- og gjenfinningshjelpemiddel for eksterne brukere. Tradisjonelle arkivbeskrivelser er egentlig ikke laget eller designet for dette. Videre brukes arkivbeskrivelser for å overholde arkivteoretiske prinsipper om proveniens, sammenheng og struktur til arkivene, det vil si å sette dem inn i en kontekst.

Arkivbeskrivelsen skal altså fylle tre forskjellige funksjoner som ikke er helt enkle å kombinere. Særlig tradisjonelle arkivbeskrivelser i form av papirkataloger har sine begrensninger. Innføringen av systemstøtte, som for eksempel Asta i Norge, har gitt en større fleksbilitet når administrative opplysninger av mindre interesse for brukere kan separeres fra redegjørelsen av arkivenes innhold.

Utgangspunktet for den tradisjonelle arkivbeskrivelsen er at arkivet skal ses som en kollektiv enhet og beskrives fra det generelle til det spesifikke. Det vil si at beskrivelsen utgår fra arkivet som helhet som underinndeles i et ønsket antall nivåer: arkivdel, arkivserie, arkivmappe, arkivstykke og i noen tilfeller ned til det enkelte dokumentet. Dette uttrykkes i den internasjonale standarden ISAD(G) og har også i lengre tid vært praksis i nasjonale og lokale standarder. Eksempler på nasjonale standarder for arkivbeskrivelse er

• den amerikanske Describing Archives: A Content Standard (DACS) som i 2004 erstattet den eldre standarden Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM)
• den kanadiske Rules for Archival Description (RAD) som er utviklet av the Canadian Council of Archives
• den norske StandArk som er Arkivverkets standard for beskrivelse av struktur og innhold av arkiver i Asta-systemet

Arkivets og arkivbeskrivelsens struktur skal følge proveniensprinsippet. Det vil si at arkiv av forskjellig opprinnelse ikke skal blandes sammen, og at arkiv med samme opphav helst skal føyes sammen både fysisk og intellektuelt og beskrives ifølge sin opprinnelige orden.

Den tradisjonelle norske arkivkatalogen består av en innledning med organisatoriske opplysninger, informasjon om hvordan arkivet er ordnet, og relasjonene mellom de ulike enhetene samt en arkivliste som gir opplysninger om struktur og innhold. Det arkivbeskrivelsen gjør rede for, er i hovedsak formelle, administrative opplysninger, dokumenttyper, antall fysiske enheter og tidsomfang.

Arkiv fra offentlige organ i Norge har blitt ordnet og katalogisert med utgangspunkt i hierarkisk strukturerte ordningsskjemaer. Disse har seinere blitt tilpasset den hierarkiske strukturen i ISAD(G). Disse etterlignet det svenske Allmänna arkivschemat, som den svenske statsforvaltningen brukte i perioden 1903–2009. Dette ble etterhvert et slags standard også brukt i kommunal og privat sektor og «eksportert» til Norge og Finland.

Norsk allment arkivskjema er fremdeles i bruk for papirarkiver som skal avleveres til arkivdepot. Allment arkivskjema er imidlertid kjennetegnet av noen iboende spenninger:

• Det baseres på flere og delvis motstridene inndelingsprinsipper som leder til inkonsekvenser og overlappinger.
• Det tok utgangspunkt i statsforvaltningens organisasjon på starten av 1800-tallet og en i prinsippet allerede fra begynnelsen av foreldet informasjonsstruktur som ikke gjenspeiler saksgang og sammenhengen mellom forskjellige dokumenttyper.
• Det tar utgangspunkt i fysiske objekter i fysisk orden, hvorfor digitale objekter og dagens mer komplekse og dynamiske arkivdanning på tvers av organisasjonsgrenser er vanskelig å fange og beskrive på en tilstrekkelig måte.

Det siste kjennetegner i grunnen alle tradisjonelle former for arkivbeskrivelse, uansett hvilket ordningskjema som brukes. I følge kritikere resulterer dette i at arkivene tvinges inn i et system – en kunstig orden og avgrensing som ikke tilsvarer de faktiske sammenhengene og mangfoldige relasjonene mellom aktører, aktiviteter og arkivmateriale. Arkivene sees som lukkede systemer som er avgrenset fra en større kontekst.

Et annet, men relatert område for kritikk, er at den tradisjonelle måten å beskrive arkiver på er ekskluderende og ikke gir en rettferdig samfunnsrepresentasjon. Arkivene representerer en vestlig måte å organisere og beskrive virkeligheten på som ikke er transparent eller meningsfull for andre kulturer. Tradisjonell arkivbeskrivelse med tilhørende standarder fremmer arkivskaperens perspektiv fremfor andres perspektiv, med den konsekvensen at andre perspektiver som bidrar til arkivdanning, underordnes eller tystes.

Siden 2012 har International Council on Archives arbeidet med å utvikle en ny og mer fleksibel standard for arkivbeskrivelse, Records in Context (RiC). I denne standarden skal dokumentasjon kunne inngå i flere ulike overordnede enheter, tilsvarende serier, arkivdeler, arkiv og så videre, samtidig og sekvensielt. Dette gjør at dokumentasjon kan beskrives multidimensjonelt i stedet for bare hierarkisk. Dette åpner for å sette dokumentasjon inn i flere kontekster, med hjelp av den semantiske veven og lenkede åpne data.

Det finnes altså en generell konsensus om at arkivbeskrivelse skal baseres på grunnleggende arkivteoretiske prinsipper. Det finnes imidlertid forskjellige nasjonale og lokale tolkninger av disse og forskjellige praktiske tillempinger. Fra de siste tiårene av 1900-tallet har imidlertid nasjonale og internasjonale standarder begynt å utvikles grunnet et økt internasjonalt samarbeid og ikke minst behovet av å kunne utbytte og overføre opplysninger om innholdet i arkiv elektronisk. Disse holder imidlertid et relativt høyt abstraksjonsnivå for å kunne tilpasses lokale behover og tilby en viss fleksibilitet.

• arkiv
• arkivistikk
• Arkivverket

• Arkivverkets oppslagsverk om ord og begreper
• Arkivportalen
• Records in Context (RiC)

• Marthinsen, J. (1993). Ordningsskjemaer, serier og arkivskapere. Norsk Arkivforum 11.
• Skivenes, A (2009). Arkivbeskrivelse – hvorfor og hvordan?. I Aune, A og Valderhaug, G (red.).Undervegs. Festskrift til Egil Nysæter. Oslo: ABM-media
• Thime, T. (2016). "Til underretning for Posteriteten": arkiv og arkivbeskrivelse i Norge fram til 1817. Riksarkivarens skriftserie 44. Oslo: Riksarkivet.
• Yeo, G. (2017), Continuing debates about description, i MacNeil, H. and Eastwood, T. (Eds), Currents of Archival Thinking, (2nd ed.), Libraries Unlimited, Santa Barbara, C, s 163-192