eventlogistikk – Store norske leksikon

Eventlogistikk er logistikk knyttet til idrett, konserter, festivaler og andre større arrangementer. Eventlogistikk kan omfatte både transport, utpakking, bygging av scener og arrangementopplegg, lager og transport mellom flere arrangementer.

Faktaboks

Også kjent som: eventfrakt

I Norge har den utførende speditøren avtale med arrangøren, for eksempel Norges Idrettsforbund og særforbund for idrettsutøvere. Speditøren ordner med lager, transport, fortolling og andre spedisjonsoppgaver. Oppgavene omfatter også sortering og plassering av gods.

Internasjonale speditører blir engasjert for å tilrettelegge transport av forsyninger for arrangører, utøvere og tekniske leverandører. Speditøren er bindeleddet til den internasjonale arrangøren og kontrollerer at både logistikk og transport skjer på en forsvarlig måte.

Tjenesten består av forsyningsoppgaver fra og til arrangementssteder og returtransport til hjemlandet. Logistikkeksperter jobber med sjø-, fly- og landtransport samt fortolling og grensepassering. Representant fra speditøren er til stede under utlevering av godset til deltagere og ved returtransport til hjemlandet. I slike avtaler inngår også hvem som skal ha ansvar for det internasjonale tolldokumentet ATA Carnet.

Proformafaktura

Det som blir tatt inn i landet, skal stemme med det som eksporteres tilbake. For å få dette til må det lages to sett med proformafakturaer, for midlertidig gods og permanent gods. I noen tilfeller skal bare en del av godset som fortolles som permanent i retur. Det kan være retur av medisinske produkter som ikke blir brukt og sportsbaggene hvor man ikke vet hvor mange som skal i retur etter avslutningsdagen. Noen utøvere tar med seg baggene på flyet hjem, andre ikke, og så videre. På opplastningsdagen må utstyr lastes på riktige biler.

De fleste idrettsforbundene forlater arrangementsbyen etter avslutningsarrangementet, mens mange av utøverne reiser hjem tidligere. Unntaket er de som har deltatt de siste dagene. Leger, fysioterapeuter og administrasjon er også de siste som reiser hjem.

Mediene er også en viktig del av slike arrangement. TV-studio skal fraktes, monteres og demonteres. Opprigging og nedrigging er krevende på grunn av store mengder gods som skal fremføres samtidig.

Eventlogistikk er spesialisert logistikk for alle typer store arrangementer fra internasjonale sportsarrangementer til underholdningsprogrammer og konserter. I tillegg til logistikk, lager, tollbehandling og transport kan det også omfatte arrangementsledelse med teknisk planlegging og tilrettelegging av installasjoner til arrangementer. Vurdering av risiko for uhell, forsinkelser og andre avvik kan også høre med. Etter slike arrangementer evalueres gjennomføringen av arrangementet og logistikkoppdraget.

Arrangementer innen sport, livssyn og næringsliv kan innebære flere tusen deltakere enten det er «kick off», idrettsmesterskap, dyreutstillinger og andre typer arrangement. Deltagere skal innkvarteres, bo, spise, konkurrere, framføre, spille, danse og feste på området i de dagene arrangementet varer. Det krever god planlegging, organisering og service.

Oppgaver

Fortolling
Distribusjon
Plukking og pakking av bestillinger
Leveranser til arrangementer
Håndtering av reklamemateriell
Fremskaffing av gaffeltrucker, kraner og personell for transport
Utvikling av logistikkløsninger for godstransport
24-timers overvåkning

Les mer i Store norske leksikon

Kommentarer

Kommentarer til artikkelen blir synlig for alle. Ikke skriv inn sensitive opplysninger, for eksempel helseopplysninger. Fagansvarlig eller redaktør svarer når de kan. Det kan ta tid før du får svar.

Du må være logget inn for å kommentere.

Fagansvarlig for Logistikk og spedisjon

Einar Spurkeland

Cand. polit.