bokføring

Etter § 4 i bokføringsloven skal bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper:

• Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas.
• Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.
• Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten.
• Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig
• Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier.
• Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.
• Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering
• Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet.
• Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap.
• God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.

Bokføringsprinsippene ovenfor gjelder enten regnskapet blir ført manuelt i bøker eller ved hjelp av regnskapsprogrammer. For små regnskaper med under 300 posteringer i året godtas bokføring i regneark.

I tidligere regnskapslovgining ble det stilt nøyaktige krav til hvilke bøker som skulle føres. Nå brukes uttrykket regnskapssystem. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide:

• bokføringsspesifikasjon
• kontospesifikasjon
• kundespesifikasjon
• leverandørspesifikasjon
• spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
• spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
• spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

I tillegg skal en kunne utarbeide disse spesifikasjonene:

• spesifikasjon av merverdiavgift
• spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser
• spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap.

I tillegg til de ti prinsippene ovenfor, bygger bokføringen på det dobbelte bokholderis prinsipp. Dette innebærer (litt forenklet) at et bilag skal registreres med et positivt tall på én konto i regnskapet og med et negativt tall på en annen. Da blir det hele tiden likevekt i posteringene. Blir det forskjell når alle posteringene er lagt sammen, tyder det på at noe er galt. Et salg på 125 000 kroner inkludert merverdiavgift registreres for eksempel slik:

• konto for kundefordringer + 125 000
• konto for skyldig merverdiavgift – 25 000
• konto for salg – 100 000

At egenkapitalen er 100 000 kroner høyere enn før salget, kommer ikke til uttrykk i regnskapet før perioden er avsluttet og inntekten er blitt tilført egenkapitalen. Det skjer som regel ikke noen posteringer på egenkapitalkonti i løpet av året, med unntak av på privatkontoer i enkeltpersonforetak.

For å få frem detaljer i verdibevegelsene er det nødvendig å spalte opp de tre nevnte hovedkontoer. Denne konto-oppspalting skjer for aktiva- og gjeldskontoens vedkommende gjerne etter eiendelenes eller gjeldens art: konto for kasse, bankinnskudd og så videre, konto for leverandører, akseptgjeld og så videre.

Egenkapitalkontoen deles etter andre linjer: først i kontoer for selve formuen og i kontoer for forandringer i den. Denne siste konto deles i forandringer på grunn av privat forbruk og forandringer som skriver seg fra forretningsdriften (konto for eieren privat og konto for tap og vinning).

Denne siste blir igjen spaltet i diverse kontoer for utgifter, tap, kostnader og inntekter. Det er i prinsippet ingen grense for hvor langt konto-oppdelingen kan gå, samtidig som det på et hvilket som helst trinn kan innføres samlings- eller summeringskontoer. Metoden lar seg derfor meget smidig tilpasse et hvilket som helst behov så vel med hensyn til oversikt som til detaljering av opplysningene.

I alle bedrifter, og særlig der hvor kontotallet blir stort, bør kontooppdelingen skje systematisk etter en bestemt plan (se kontoplan).

Grunnlaget for føring av et beløp på konto (postering) skal alltid være et bilag, det vil si et dokument eller kopi av dokument, eventuelt et internt bilag, utferdiget av den funksjonær som har fullmakt til det. Notering på bilaget av hvilke kontoer som skal krediteres, henholdsvis debiteres, kalles kontering.

Ved manuell bokføring i bøker føres bilaget først i en kassedagbok. Herfra føres summene av debiteringer og krediteringer i et tidsrom, for eksempel en måned, over til en bok som inneholder samtlige av kontoplanens kontoer, hovedbok. I kassedagboken blir bokføringen kronologisk, i hovedboken systematisk. Hovedboken avsluttes med jevne mellomrom. Perioden den gjelder for kalles regnskapsperiode.

Alle forandringer i egenkapitalen som skriver seg fra forretningsdriften, samles på konto for tap og vinning, hvorfra saldoen, det vil si over- eller underskudd, overføres til kontoen(e) for egenkapital, mens alle saldi på aktiva- og gjeldskontoer (det vil si eiendeler og gjeld på avslutningstidspunktet) føres over til konto for balanse.

Da konto for egenkapital etter dette vil inneholde formuen ved begynnelsen av regnskapsperioden ± over- eller underskudd = formuen ved slutten av perioden, utlignes også konto for egenkapital og konto for balanse ved at den førstnevntes saldo overføres til den sistnevnte. Lengden av en regnskapsperiode er i de fleste bedrifter ett år.

Foruten de nevnte to grunnbøker føres i alminnelighet flere eller færre bibøker, det vil si bøker for samling av likeartede poster, som så føres i summer i grunnbøkene, eller for nærmere spesifikasjon. Til den første type bibøker hører kassebok, innbetalingsbok, utbetalingsbok, salgsbok og innkjøpsbok, til den andre akseptbok, vekselbok, kontobok for mellomværende med de enkelte fordringshavere og skyldnere (debitor- og kreditorreskontro).

Da hver enkelt post føres én gang i debet og én gang i kredit, kan man på et hvilket som helst tidspunkt ta tallmessig kontroll av bokføringen ved å summere alle kontoers debetsider og kreditsider. Slik kontroll tas regelmessig ved overføring fra kassedagbok til hovedbok, og kalles da summeringsprøve, og som utgangspunkt for avslutningen av hovedboken, og kalles da råbalanse.

Teknisk sett gjennomføres bokføringen enten som manuell føring i bundne bøker, som gjennomskriftsbokføring (i alminnelighet på løse blad eller kort, ved manuell eller maskinell føring) eller – nesten enerådende – ved hjelp av datamaskiner.

Den beskrevne dobbelte bokføringsmetode er nå nesten enerådende i næringslivet, men under helt enkle forhold anvendes i noen grad enkel bokføring, der det bare føres detaljert regnskap med forretnings-forbindelser.

Formuesstillingen konstateres ved telling av aktiva, og resultatet ved sammenligning mellom status ved begynnelsen og slutten av regnskapsperioden.

De viktigste norske lovbestemmelser om bokføring finnes i bokføringsloven av 19. november 2004 og i bokføringsforskriften av 1. desember 2004. Alle næringsdrivende som er regnskapspliktige etter regnskapsloven er bokføringspliktige. Det samme er andre næringsdrivende som er pliktige til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven.

Opprinnelsen til det moderne bokføringssystem må søkes i middelalderen. Bokføringen bestod til å begynne med bare av en bok, hvor kjøpmannen til støtte for hukommelsen skrev ned formuesforandringer etter hvert som de fant sted, samt sine krav og sin gjeld.

Med handelens utvikling ved overgangen til nyere tid steg kravene til bokføring. I 1494 utgav fransiskaneren Luca di Pacioli, en berømt matematiker i Venezia, en matematisk avhandling som blant annet inneholder en fremstilling av den dobbelte bokføringsmetode. Pacioli kan likevel ikke betraktes som metodens oppfinner. Han gav nærmest en beskrivelse av den praksis som alt hadde utviklet seg.

Med voksende bedriftsstørrelse og de mer kompliserte bedriftsformer som etter hvert vokste frem, særlig under den raske industrielle utvikling på 1800-tallet, ble det tradisjonelle systemet og den tradisjonelle teknikken utnyttet til den ytterste grense.

Det vokste frem en rekke «systemer», eller rettere kombinasjoner og variasjoner («engelsk», «tysk», «fransk», «amerikansk» bokføring). Disse systemer kunne imidlertid ikke løse de nye kravene til bokføringen som den andre industrielle revolusjonen stilte, verken på det systematiske eller det tekniske området.

De økte behov for nøyaktig kalkyle, særlig i industrien, forlangte nøyaktig og detaljert beskrivelse også av de interne verdibevegelsene, mens bokføringssystemene var bygd opp ensidig over verdibevegelser mellom bedrift og marked, som er det alt overskyggende i handel.

Den bedriftsøkonomiske forskning tok disse interne verdibevegelser og den bokføringsmessige behandling av dem opp til gransking. Det praktiske resultatet ble systematiske kontoplaner og utviklingen av en spesiell driftsbokføring ved siden av eller kombinert med forretningsbokføring.

I denne utviklingen spiller den tyske bedriftsøkonom Eugen Schmalenbach med sitt verk Der Kontenrahmen (1927) en rolle som kan sammenlignes med Paciolis for bokføringens første utvikling.

Kravene til detaljopplysninger og dermed stort kontoantall sprengte også den gamle bokføringsteknikken. Med maskinelt gjennomskriftsystem, hullkortmetode og til slutt elektronisk databehandling, har disse utfordringene blitt løst, og disse bokføringstekniske metodene setter ingen praktiske grenser for kontosystemets utvidelse.

• regnskap
• kontoplan
• bedriftsøkonomi