den del av regnskapsvesenet som omfatter registrering av allerede inntrufne verdibevegelser ved hjelp av den spesielle bokføringsmetode. Dens oppgave er når som helst å skaffe et hurtig og pålitelig overblikk over forretningens gang, midlenes anvendelse, det økonomiske mellomværende med andre og formuens størrelse og sammensetning, samt å forsyne de andre delene av regnskapsvesenet med slike erfaringstall som er nødvendige eller ønskelige. En vel utbygd bokføring blir således et av de aller viktigste hjelpemidler for ledelsen av hvilken som helst økonomisk virksomhet.
Bokføring bygger på følgende definisjon av en bedrifts (eller en persons) egenkapital (eller formue): Egen kapital (e) er differansen mellom realkapital (aktiva, a) og gjeld (g). Derav følger: a = g + e. En hvilken som helst forandring i en av disse størrelser må derfor også medføre en endring i en av de andre eller begge. Karakteristisk for bokføringsmetoden er at det for hver del av realkapital, gjeld og egenkapital opprettes en konto, dvs. et tosidig spesialregnskap. Vanligvis oppføres beholdningen av aktiva på aktivakontoens venstre side, debetsiden, beholdningen av gjeld og egenkapital på de respektive kontoers høyre side, kreditsiden. På alle kontoer føres økning i beholdning på samme side, minsking på motsatt side av åpningsbeholdningen. Av dette følger at en verdibevegelse alltid kan beskrives ved en dobbelt-postering: Kreditering av én konto, debitering av en annen. Dette prinsipp gir bokføringen navn av dobbelt bokføring.
For å få frem detaljer i verdibevegelsene er det nødvendig å spalte opp de tre nevnte hovedkontoer. Denne konto-oppspalting skjer for aktiva- og gjeldskontoens vedkommende gjerne etter eiendelenes eller gjeldens art: konto for kasse, bankinnskudd osv., konto for leverandører, akseptgjeld osv. Egenkapitalkontoen deles etter andre linjer: først i kontoer for selve formuen og i kontoer for forandringer i den. Denne siste konto deles i forandringer på grunn av privat forbruk og forandringer som skriver seg fra forretningsdriften (konto for eieren privat og konto for tap og vinning). Denne siste blir igjen spaltet i diverse kontoer for utgifter, tap, kostnader og inntekter. Det er i prinsippet ingen grense for hvor langt konto-oppdelingen kan gå, samtidig som det på et hvilket som helst trinn kan innføres samlings- eller summeringskontoer. Metoden lar seg derfor meget smidig tilpasse et hvilket som helst behov så vel med hensyn til oversikt som til detaljering av opplysningene.
I alle bedrifter, og særlig der hvor kontotallet blir stort, bør kontooppdelingen skje systematisk etter en bestemt plan (se kontoplan).
Grunnlaget for føring av et beløp på konto (postering) skal alltid være et bilag, dvs. et dokument eller kopi av dokument, eventuelt et internt bilag, utferdiget av den funksjonær som har fullmakt til det. Notering på bilaget av hvilke kontoer som skal krediteres, henholdsvis debiteres, kalles kontering.
Ved manuell bokføring i bøker føres bilaget først i en kassedagbok. Herfra føres summene av debiteringer og krediteringer i et tidsrom, f.eks. en måned, over til en bok som inneholder samtlige av kontoplanens kontoer, hovedbok. I kassedagboken blir bokføringen således kronologisk, i hovedboken systematisk. Hovedboken avsluttes med jevne mellomrom (regnskapsperiode). Alle forandringer i egenkapitalen som skriver seg fra forretningsdriften, samles på konto for tap og vinning, hvorfra saldoen (dvs. over- eller underskudd) overføres til kontoen(e) for egenkapital, mens alle saldi på aktiva- og gjeldskontoer (dvs. eiendeler og gjeld på avslutningstidspunktet) føres over til konto for balanse. Da konto for egenkapital etter dette vil inneholde formuen ved begynnelsen av regnskapsperioden ± over- eller underskudd = formuen ved slutten av perioden, utlignes også konto for egenkapital og konto for balanse ved at den førstnevntes saldo overføres til den sistnevnte. Lengden av en regnskapsperiode er i de fleste bedrifter ett år.
Foruten de nevnte to grunnbøker føres i alminnelighet flere eller færre bibøker, dvs. bøker for samling av likeartede poster, som så føres i summer i grunnbøkene, eller for nærmere spesifikasjon. Til den første type bibøker hører kassebok, innbetalingsbok, utbetalingsbok, salgsbok og innkjøpsbok, til den andre akseptbok, vekselbok, kontobok for mellomværende med de enkelte fordringshavere og skyldnere (debitor- og kreditorreskontro).
Da hver enkelt post føres én gang i debet og én gang i kredit, kan man på et hvilket som helst tidspunkt ta tallmessig kontroll av bokføringen ved å summere alle kontoers debetsider og kreditsider. Slik kontroll tas regelmessig ved overføring fra kassedagbok til hovedbok (summeringsprøve) og som utgangspunkt for avslutningen av hovedboken (råbalanse).
Teknisk sett gjennomføres bokføringen enten som manuell føring i bundne bøker, som gjennomskriftsbokføring (i alminnelighet på løse blad eller kort, ved manuell eller maskinell føring) eller – stadig mer vanlig – ved hjelp av elektroniske databehandlingsmaskiner (EDB). Den beskrevne dobbelte bokføringsmetode er nå nesten enerådende i næringslivet, men under helt enkle forhold anvendes i noen grad enkel bokføring, der det bare føres detaljert regnskap med forretnings-forbindelser. Formuesstillingen konstateres ved telling av aktiva, og resultatet ved sammenligning mellom status ved begynnelsen og slutten av regnskapsperioden.
Lovbestemmelser
De viktigste norske lovbestemmelser om bokføring finnes i aksjeloven av 4. juni 1976 og i regnskapsloven av 17. juli 1998.
Historikk
Opprinnelsen til det moderne bokføringssystem må søkes i middelalderen. Bokføringen bestod til å begynne med bare av en bok, hvor kjøpmannen til støtte for hukommelsen skrev ned formuesforandringer etter hvert som de fant sted, samt sine krav og sin gjeld. Med handelens utvikling ved overgangen til nyere tid steg kravene til bokføring. I 1494 utgav fransiskaneren Luca di Pacioli, en berømt matematiker i Venezia, en matematisk avhandling som bl.a. inneholder en fremstilling av den dobbelte bokføringsmetode. Pacioli kan likevel ikke betraktes som metodens oppfinner. Han gav nærmest en beskrivelse av den praksis som alt hadde utviklet seg.
Med voksende bedriftsstørrelse og de mer kompliserte bedriftsformer som etter hvert vokste frem, særlig under den raske industrielle utvikling på 1800-tallet, ble det tradisjonelle system og den tradisjonelle teknikk utnyttet til den ytterste grense. Det vokste frem en rekke «systemer», eller rettere kombinasjoner og variasjoner («engelsk», «tysk», «fransk», «amerikansk» bokføring). Disse systemer kunne imidlertid ikke løse de nye krav til bokføringen som den annen industrielle revolusjon stilte, verken på det systematiske eller det tekniske område. De økte behov for nøyaktig kalkyle (særlig i industrien) forlangte nøyaktig og detaljert beskrivelse også av de interne verdibevegelser, mens bokføringssystemene var bygd opp ensidig over verdibevegelser mellom bedrift og marked, som er det alt overskyggende i handel.
Den bedriftsøkonomiske forskning tok disse interne verdibevegelser og den bokføringsmessige behandling av dem opp til gransking. Det praktiske resultat ble systematiske kontoplaner og utviklingen av en spesiell driftsbokføring ved siden av eller kombinert med forretningsbokføring. I denne utvikling spiller den tyske bedriftsøkonom Eugen Schmalenbach med sitt verk Der Kontenrahmen (1927) en rolle som kan sammenlignes med Paciolis for bokføringens første utvikling.
Kravene til detaljopplysninger og dermed stort kontoantall sprengte også den gamle bokføringsteknikk. Med maskinelt gjennomskriftsystem, hullkortmetode og EDB, er disse vansker løst. Disse bokføringstekniske metodene setter ingen praktiske grenser for kontosystemets utvidelse.