arkivsystemer

Arkivsystemer er systemer for styring og kontroll av data og dokumenter, dokumentasjon, som inngår i et arkiv.

I vid forstand inneholder et arkivsystem både tekniske komponenter som maskinvare, system- og programvare, og policyer, prosedyrer og mennesker. Vanligvis brukes begrepet i en mer snever betydning som et elektronisk informasjonssystem som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentasjon for å tilgodese forretningsmessige behov og lovmessige krav. Et arkivsystem inneholder blant annet data og dokumenter, metadata og funksjoner for dokumentflyt, adgang, vedlikehold, administrasjon, søking, rapportutskrifter, statistikk, overføring til andre systemer eller til langtidsbevaring i arkivdepot og så videre.

I norsk offentlig forvaltning utgjøres arkivsystemene av generelle saksbehandlingssystemer, det vil si systemer som støtter organenes arbeid som skal resultere i en beslutning eller et vedtak, eller av fagsystemer som er utviklet for å løse oppgaver innen et spesifikt fagområde. En forutsetning er at systemene oppfyller Arkivforskriftens paragrafer 11-12 og kravene til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument i Riksarkivarens forskrift. Systemer som håndterer journalføringspliktig dokumentasjon skal følge Noarkstandarden, en norsk standard for elektronisk dokumentasjonsforvaltning i offentlig virksomhet.